Подписывайтесь на нас
в социальных сетях
в социальных сетях
25 июля 2024
Как организовать офлайн событие, которое запомнят сотрудники и клиенты
Делимся алгоритмом в 5 этапов и рассказываем о самых популярных форматах — от выездных мероприятий до корпоративных ивентов.
Илья Змиенко
Основатель агентства
«Связи»
«Связи»
автор статьи
Введение
Часто к организации оффлайн мероприятий компании подходят формально — устраивают банкет, торжественно поздравляют сотрудников со сцены, приглашают ведущего и кавер-группу. Такие мероприятия повторяют одинаковый сценарий из года в год и быстро забываются. Вряд ли команда вспомнит, чем юбилей компании отличался от корпоративного Нового года.
Мы в агентстве «Связи» подходим к организации ивентов иначе — превращаем их в театр с уникальной концепцией. Воплощаем любые идеи в любых точках мира — можем отправить команду восходить в горы или сплавляться по реке, придумать командный квест, организовать стендап-шоу или провести корпоратив в тематике Burning Man.
Как мы организовываем события, которые хочется повторить — рассказываем в статье. А ещё делимся примерами удачных концепций и показываем кадры с места событий.
Мы в агентстве «Связи» подходим к организации ивентов иначе — превращаем их в театр с уникальной концепцией. Воплощаем любые идеи в любых точках мира — можем отправить команду восходить в горы или сплавляться по реке, придумать командный квест, организовать стендап-шоу или провести корпоратив в тематике Burning Man.
Как мы организовываем события, которые хочется повторить — рассказываем в статье. А ещё делимся примерами удачных концепций и показываем кадры с места событий.
Действуем по алгоритму, чтобы структурировать работу для себя и клиентов
За 8 лет работы мы выработали алгоритм работы над коммуникационными проектами, чтобы процесс выглядел прозрачно для нас и клиента.
Чтобы организовать и провести мероприятие, проходим 5 этапов:
Чтобы организовать и провести мероприятие, проходим 5 этапов:
1-й этап
Брифинг
Цель — определиться с задачей. Составляем портрет целевой аудитории, определяемся с форматом, бюджетом и организационными деталями.
Результат — примерный «скелет» события и план действий.
Результат — примерный «скелет» события и план действий.
2-й этап
Подписание договора
По умолчанию мы предлагаем оплату по принципу 50/50, в случае с выездными мероприятиями и MICE-путешествиями берём 100% предоплату. Стараемся работать в электронном документообороте.
Смета состоит из двух частей: оплата субподрядчиков и оплата услуг специалистов агентства. Мы как агентство получаем комиссию от общего бюджета мероприятия. Но цена всех позиций (кейтеринг, аренда, оборудование) полностью соответствует сумме, запрашиваемой контрагентами. В смете не будет завышенных цен. Чаще даже наоборот — мы договариваемся со специалистами по «агентской» цене и стараемся уменьшить её за счёт связей.
Вторая часть — оплата услуг наших специалистов — продюсер, менеджер, сценарист и т. д.
Результат — условия сотрудничества зафиксированы в письменном виде.
Смета состоит из двух частей: оплата субподрядчиков и оплата услуг специалистов агентства. Мы как агентство получаем комиссию от общего бюджета мероприятия. Но цена всех позиций (кейтеринг, аренда, оборудование) полностью соответствует сумме, запрашиваемой контрагентами. В смете не будет завышенных цен. Чаще даже наоборот — мы договариваемся со специалистами по «агентской» цене и стараемся уменьшить её за счёт связей.
Вторая часть — оплата услуг наших специалистов — продюсер, менеджер, сценарист и т. д.
Результат — условия сотрудничества зафиксированы в письменном виде.
3-й этап
Креативная концепция
Переходим к брейншторму, чтобы придумать креативную концепцию мероприятия. Понимаем в каком формате/стилистике будет будущий проект, а также согласовываем структура события и интерактивы.
Результат этапа:
Глобальная идея мероприятия.
Результат этапа:
Глобальная идея мероприятия.
4-й этап
Подготовка плана и сопроводительных материалов
Мы определяемся с тематикой и продолжительностью программы, количеством спикеров, артистами, ведущим.
Готовим контент — сценарий и тайминг шоу. Продумываем интерактивы и взаимодействие ведущего со зрителями. Если необходимо, берём на себя создание презентаций, видеороликов, брошюр и других сопроводительных материалов.
Уделяем внимание брендированию — чтобы мероприятие выглядело целостно, разрабатываем фирменный стиль и визуальную концепцию, подбираем декор.
Результат — готовые программа, контент и оформление от сайта до общего визуала.
Готовим контент — сценарий и тайминг шоу. Продумываем интерактивы и взаимодействие ведущего со зрителями. Если необходимо, берём на себя создание презентаций, видеороликов, брошюр и других сопроводительных материалов.
Уделяем внимание брендированию — чтобы мероприятие выглядело целостно, разрабатываем фирменный стиль и визуальную концепцию, подбираем декор.
Результат — готовые программа, контент и оформление от сайта до общего визуала.
5-й этап
Проведение мероприятия
В день события наша команда проверяет готовность по заранее составленному чек-листу, чтобы ничего не забыть. Заранее приезжаем на площадку, чтобы начать монтаж и подготовку, а также проводим технический прогон.
Результат — проведённое мероприятие и удовольствие от проделанной работы.
Результат — проведённое мероприятие и удовольствие от проделанной работы.
Ищете креативные идеи для вашего следующего мероприятия? Агентство «Связи» готово предложить свежие и оригинальные решения. Обратитесь к нам, и мы превратим ваши идеи в реальность!
Основа хорошего ивента — креативная концепция
К любому мероприятию мы стараемся придумать необычную концепцию и метафору.
Например, предстоит выездное мероприятие в Китай. Можно пойти простым путём — отобрать ТОП мест из TripAdvisor для экскурсий. Такая поездка пройдёт увлекательно, но вряд ли будет отличаться чем-то от обычного отпуска.
Например, предстоит выездное мероприятие в Китай. Можно пойти простым путём — отобрать ТОП мест из TripAdvisor для экскурсий. Такая поездка пройдёт увлекательно, но вряд ли будет отличаться чем-то от обычного отпуска.
Мы смотрим на задачу глубже: допустим, проводим поездку в концепции «Шанхайских рыцарей», чтобы люди почувствовали себя как в фильмах с Джеки Чаном. Выдаём тематический стартовый набор рыцарей, подбираем соответствующие локации и активности. В итоги люди вовлекаются в путешествие как в игру.
В поездке могут участвовать люди с разным бэкграундом в компании — с учётом удалёнки они могут быть даже не знакомы и впервые увидятся вживую уже в путешествии. Формат поездки с концепцией помогает создать условия, чтобы растопить лёд и познакомиться в неформальной обстановке. Люди вовлекаются в квест, расслабляются, есть понятный сценарий, общие задания-интерактивы и темы для обсуждения. Так поездка проходит проще, веселее, без стеснения. Люди погружаются в атмосферу и автоматически перенимают правила игры — им не нужно объяснять смысл того или иного действия.
К тому же механика игры упрощает проведение: если вдруг в поездке случается форс-мажор, его можно сделать частью антуража.
К тому же механика игры упрощает проведение: если вдруг в поездке случается форс-мажор, его можно сделать частью антуража.
Выездное мероприятие по России
Формат хорошо подходит, чтобы провести любое событие интереснее, чем в офисе или на московской площадке — гендерные праздники, Новый год, юбилей компании, стратсессию.
Как правило, участники выезжают на 1−2 ночи в Подмосковье или до 4 ночей по России. Этого времени хватает, чтобы переключиться, провести время на природе и отдохнуть.
Как правило, участники выезжают на 1−2 ночи в Подмосковье или до 4 ночей по России. Этого времени хватает, чтобы переключиться, провести время на природе и отдохнуть.
Бизнес-задачи, которые решает выездное мероприятие:
Выезды работают на сплочение команд и тимбилдинг:
Коллеги знакомятся, проявляют себя, укрепляют доверие.
Смена обстановки и активных отдых помогают людям восстанавливать силы и не выгорать
Отдохнувшие сотрудники лучше и креативнее справляются с рабочими задачами.
Выезд можно устроить для партнёров и клиентов
Наладить отношения в неформальной обстановке и впечатлить клиентским сервисом.
Ограничения. В путешествие по России с авиаперелётом отправляем до 100 человек. По московской области — до 1000 человек.
Локации. Вместе с коллегами можно отправиться в самые живописные места России — покорить Эльбрус, увидеть Байкал, Алтай или далёкую Камчатку.
Читайте также
ТОП-10 мест и идей, где можно провести выездной корпоратив
В статье собрали нетривиальные идеи и локации для командного выезда — от конной прогулки до квеста по местным легендам.
Чтобы вовлечь участников в мероприятие, к живописной локации можно добавить квест. Например, устроить автопробег между локациями Алтая. Поделить участников на группы с индивидуальными заданиями, рассказать легенду, устроить испытания — от сплава по реке до поиска клада в пещерах.
Смотрите фотографии с летнего выездного корпоратива, который мы организовали для компании Brixo:
Смотрите фотографии с летнего выездного корпоратива, который мы организовали для компании Brixo:
Смотрите кейс целиком о том, как мы провели выездное мероприятие для компании Brixo.
Mice-путешествие по миру
Заграничные поездки — формат, который помогает совместить путешествие и рабочие задачи. Подходит для планирования стратегии руководством компании, выездных корпоративов. Обычно выезды длятся 3−5 дней.
Бизнес-задачи, которые решает выездное мероприятие:
Поездка может стать хорошим тимбилдингом для топ-менеджеров, партнёров, клиентов
Помогает сплотиться и познакомиться.
Путешествие можно превратить в бизнес-миссию
Исследовать локацию, где компания собирается открывать филиал или налаживать партнёрство. Проверить гипотезы, цифры и принять решение, стоит ли вести в стране бизнес.
Ограничения. В путешествие за границу отправляем до 30 человек. Это оптимальный состав группы, чтобы уделить всем участникам внимание и обеспечить комфорт в поездке.
Локации. Можно отправиться в футуристичную Азию — Сингапур, Южную Корею, Гонконг. Выбрать экзотические Колумбию или ЮАР. Исследовать культуру в ОАЭ или Турции.
Читайте также
ТОП-10 мест и идей, где можно провести выездной корпоратив
Больше мест и идей для корпоративного выезда за границу собрали в статье.
Смотрите фотографии локаций, в которые мы предлагаем отправиться вместе с командой:
День рождения компании
Круглая дата в компании — повод напомнить сотрудникам, ради чего существует бизнес, собраться всем вместе, особенно если часть команды работает на удалёнке, и перезагрузиться.
Бизнес-задачи, которые решает корпоративный День рождения:
Укрепить корпоративную культуру в команде:
Напомнить о миссии и ценностях.
Тимбилдинг — сплотить участников,
А также дать им возможность почувствовать гордость за свою команду и сопричастность к чему-то важному.
Ограничения. Количество гостей — до 1000 человек.
Локации. Москва и Московская область.
Превратить сотрудников из просто зрителей в участников ивента помогает нестандартная концепция. К примеру, можно организовать День рождения в тематике фестиваля Burning Man — погрузить участников в атмосферу невадской утопии. Или устроить стилизованный корпоратив в тематике Сицилийской мафии с джазом и покером, чтобы напомнить, что все сотрудники — часть большой семьи.
Смотрите фотографии со Дня Рождения компании Ариэль Металл в тематике Burning Man:
Смотрите фотографии со Дня Рождения компании Ариэль Металл в тематике Burning Man:
Смотрите кейс целиком о том, как мы организовали 32-летие компании Ариэль Металл в тематике Burning Man.
Корпоративный Новый год
Новогодний корпоратив часто совмещает развлечения и отдых для сотрудников с бизнес-целями.
Бизнес-задачи, которые решает корпоративный Новый год:
Зафиксировать итоги
текущего года
текущего года
Поблагодарить и поощрить
лучших сотрудников
лучших сотрудников
Поблагодарить и поощрить
лучших сотрудников
лучших сотрудников
Ограничения. Количество гостей — до 1000 человек.
Локации. Москва и Московская область, Санкт-Петербург
Бизнес-конференция
Как правило, бизнес-конференции — серьёзные мероприятия с большим объёмом полезной информации. Сотрудники и партнёры могут собираться из разных городов и стран. Помимо организационной части — поиска площадки, кейтеринга, технического сопровождения, для эффективного проведения мероприятий важна программа. Командные развлечения, выступления кавер-групп, необычная концепция конференции могут помочь сотрудникам сблизиться и проще усвоить информацию.
Задачи, которые решает бизнес-конференция:
Обучить
сотрудников
сотрудников
Улучшить кросс-функциональное
взаимодействие команд
взаимодействие команд
Спланировать стратегию
или подвести итоги периода
или подвести итоги периода
Обменяться опытом и рассказать
об успехах разных департаментов
об успехах разных департаментов
Представить
новый продукт
новый продукт
Ограничения. Количество гостей — до 1000 человек.
Локации. Москва и Московская область, Санкт-Петербург
Смотрите, как мы организовали бизнес-конференцию в концепции комедийной программы «Прожекторпэрисхилтон». На мероприятии собрались люди из разных городов — юмор и развлекательная программа помогли сотрудникам проще знакомиться и взаимодействовать друг с другом:
Вместо резюме: отвечаем на частые вопросы о том, как организовать мероприятие
Исследование рынка: Мы постоянно мониторим рынок, чтобы быть в курсе новых и проверенных подрядчиков в разных сферах: площадки, техническое обеспечение, декор, кейтеринг и так далее.
Запрос предложений: Для поиска подрядчиков есть сформированный пул ресурсов/инструментов: телеграм-боты и чаты (особенно помогают в ситуации сильно сжатых дедлайнах), социальные сети и рекомендации. Чаще всего мы отправляем запросы предложений нескольким подрядчикам, чтобы сравнить их по качеству, стоимости и срокам выполнения работ.
Проверка квалификации: Перед началом сотрудничества мы проверяем квалификацию потенциальных подрядчиков, оцениваем их опыт, репутацию и предыдущие проекты. Для это обязательно запрашиваем соответствующие документы, проверяем контрагента в специальном сервисе от Т-Бизнес, запрашиваем отзывы от его предыдущих клиентов (важно: для которых он выполнял именно такую же работу, которая нужна нам).
В некоторых случаях мы проводим тестовые задания или пилотные проекты, чтобы убедиться в профессионализме и надежности подрядчиков.
Система оценки: У нас есть разработанная система оценки. Вся информация фиксируется в базе подрядчиков в которой уже более 350 строк, оценка выставляется после работы с подрядчиком по 10-бальной шкале на основе таких критериев, как: качество работы, соблюдение сроков, уровень коммуникации и гибкость в работе. Оценку дополняют столбики с ценой и комментариями, которые также помогают в будущем оперативно выбрать подходящих под проект специалистов
Обратная связь: Мы собираем обратную связь от наших клиентов и внутри команды, чтобы постоянно улучшать список рекомендованных подрядчиков.
Долгосрочные отношения: Мы стремимся выстраивать долгосрочные и взаимовыгодные отношения с подрядчиками, что позволяет нам обеспечивать стабильно высокое качество услуг для наших клиентов и ускоряет процесс работы.
Запрос предложений: Для поиска подрядчиков есть сформированный пул ресурсов/инструментов: телеграм-боты и чаты (особенно помогают в ситуации сильно сжатых дедлайнах), социальные сети и рекомендации. Чаще всего мы отправляем запросы предложений нескольким подрядчикам, чтобы сравнить их по качеству, стоимости и срокам выполнения работ.
Проверка квалификации: Перед началом сотрудничества мы проверяем квалификацию потенциальных подрядчиков, оцениваем их опыт, репутацию и предыдущие проекты. Для это обязательно запрашиваем соответствующие документы, проверяем контрагента в специальном сервисе от Т-Бизнес, запрашиваем отзывы от его предыдущих клиентов (важно: для которых он выполнял именно такую же работу, которая нужна нам).
В некоторых случаях мы проводим тестовые задания или пилотные проекты, чтобы убедиться в профессионализме и надежности подрядчиков.
Система оценки: У нас есть разработанная система оценки. Вся информация фиксируется в базе подрядчиков в которой уже более 350 строк, оценка выставляется после работы с подрядчиком по 10-бальной шкале на основе таких критериев, как: качество работы, соблюдение сроков, уровень коммуникации и гибкость в работе. Оценку дополняют столбики с ценой и комментариями, которые также помогают в будущем оперативно выбрать подходящих под проект специалистов
Обратная связь: Мы собираем обратную связь от наших клиентов и внутри команды, чтобы постоянно улучшать список рекомендованных подрядчиков.
Долгосрочные отношения: Мы стремимся выстраивать долгосрочные и взаимовыгодные отношения с подрядчиками, что позволяет нам обеспечивать стабильно высокое качество услуг для наших клиентов и ускоряет процесс работы.
Мы тщательно анализируем каждую локацию, учитывая её уникальность, доступность и соответствие целям мероприятия. Наши эксперты посещают места лично, чтобы убедиться в их качестве и безопасности. Мы также принимаем во внимание отзывы клиентов и их предпочтения.
Одним из самых масштабных мероприятий, организованных нами, был международный корпоратив с участием более 1000 гостей. Мы обеспечили комплексную организацию, включающую тематическое оформление, развлекательную программу и логистику, что оставило незабываемые впечатления у всех участников.
В случае форс-мажора наша команда действует по заранее разработанному плану экстренных действий. Мы быстро реагируем на любые непредвиденные ситуации, чтобы минимизировать их влияние и обеспечить безопасность всех участников. Благодаря опыту и подготовке, мы способны оперативно адаптироваться к любым изменениям.
Мы берем на себя полный цикл организации выездных мероприятий: от идеи и концепции до реализации и пост-мероприятного анализа. Это включает выбор локации, разработку программы, логистику, техническое обеспечение, координацию участников и управление всем процессом на месте.
Хотите, чтобы ваше событие стало незабываемым? Доверьте организацию профессионалам из агентства «Связи». Мы знаем, как сделать ваше мероприятие уникальным!
Понравилась статья?
Подпишитесь на нашу бесплатную ежеквартальную рассылку. Обещаем, что будем писать только по важным делам и без спама.
Ознакомиться с нашей политикой конфиденциальности можно здесь