7 этапов организации офлайн-мероприятий: контролируемое безумие или что происходит по ту сторону бизнес-событий

При организации бизнес-событий, важно учитывать количество участников, формат мероприятия и задачи, которые оно должно решить. Из каких этапов состоит подготовка к офлайн-мероприятию и как агентству удаётся справиться с многозначностью в режиме сжатых сроков — в новой статье от «Связей».

Время прочтения: 2 минуты.

Организацию бизнес-мероприятий можно условно разделить на две части: предварительная подготовка и работа на площадке события. В этой статье мы рассмотрим каждый этап — от первой встречи до публикации отчётных материалов.
1 этап: встреча, консалтинг, бриф

Главная цель агентства на первой встрече с клиентом — определиться с задачей предстоящего события и подробно ответить на вопросы брифа.

Для этого нужно:
1. Составить портрет целевой аудитории
2. Определиться с форматом мероприятия (это будет конференция, семинар, симпозиум, неформальная встреча коллектива, а может быть лучше организовать онлайн-трансляцию?)
3. Определить бюджет события
4. Выяснить количество участников, спикеров, интерактивов для аудитории
5. Узнать, нужен ли кейтеринг на площадке

Ответив на эти вопросы, можно сформировать примерный «скелет» события и план действий.
Оформление презентации
Сценарий презентации
Ментальная карта
2 этап: креативная концепция
Переходим к брейншторму. Команда агентства приступает к разработке креативной концепции мероприятия. Она должна соответствовать поставленным задачами и быть интересной для целевой аудитории события. Мы накидываем приходящие в голову идеи и самую лучшую из них дорабатываем.

Теперь немного о составлении сметы мероприятия. Мы за честность, открытость и прозрачность. Нам важно, чтобы клиенты понимали на что уходят их деньги и не сомневались в реальности указанной стоимости услуг.

Смета состоит из двух частей: оплата субподрядчиков и оплата услуг специалистов агентства.
Агентство получает комиссию с общего бюджета мероприятия, мы не скрываем этот факт. Но цена всех позиций, указанных в смете (кейтеринг, оплата аренды, оборудования) полностью соответствует сумме, запрашиваемой контрагентами. Ты можешь быть уверен, в смете не будет завышенных цен. Чаще даже наоборот, мы договариваемся со специалистами по «агентсткой» цене и стараемся уменьшить её засчёт связей, так ты можешь получить крутой сервис по минимальной цене.

Вторая часть — оплата услуг наших специалистов — продюсер, менеджер, сценарист и так далее. В смете стоимость их работы прописывается отдельно и высчитывается умножением потраченного на проект времени на стоимость одного часа работы.

3 этап: подготовка плана мероприятия и сопроводительных материалов

У нас уже есть составленная смета и креативная концепция, пришло время проработать детали. На этом этапе мы добавляем структурированности и последовательности: определяемся с продолжительностью программы и количеством спикеров, продумываем взаимодействие ведущего со зрителями и интерактивы, прописываем тайминг события. Менеджер проекта выстраивает взаимодействия между участниками команды и распределяет обязанности.

Важный этап работы над проектом — подготовка контента. Мы помогаем спикерам определиться с тематикой выступления, его опорными точками и выбрать правильную модель презентации материала. Если необходимо, то берём на себя создание и подготовку презентаций, видеороликов, брошюр и других сопроводительных материалов.

Уделяем особое внимание брендированию — чтобы мероприятие выглядело целостно, разрабатываем фирменный стиль и визуальную концепцию. Они помогают стать ивенту узнаваемым.

Когда всё продумано и выверено, мы вновь встречаемся с клиентом и подводим промежуточные итоги. Это нужно, чтобы утвердить концепцию и внести необходимые правки.

4 этап: привлечение гостей
Важно понимать, каким способом мы будем извещать гостей о мероприятии. Если список приглашённых ограничен, то нужно оповестить каждого участника ивента о дате, формате и месте проведения мероприятия. Для этого используется любой удобный канал связи.

Если мы готовимся к конференции, то составив примерный портрет целевой аудитории, организуем привлечение гостей через любые удобные каналы: таргетированную и контекстную рекламу, рассылку по базе контактов и размещение информации на сторонних площадках.

Для продвижения мы создаём страницы в социальных сетях, где публикуем релизы, анонсы, фото с процессом подготовки к событию, знакомим гостей со спикерами и так далее. На промостранице необходимо отразить дату, место и время начала события. Это послужит ещё одним напоминанием для гостей.
5 этап: тестовые прогоны
На данном пункте заострите особое внимание.

Независимо от того, проводите вы мероприятие собственными силами или при участии подрядчика, важно сделать 2-3 тестовых прогона, в зависимости от сложности мероприятия. Чем больше команда, участвующая в организации, тем более слаженным должно быть взаимодействие между её членами, и тем больше прогонов придётся организовать.

Перед проведение тестового прогона создайте сводную таблицу, доступ к которой будет у всех организаторов. Документ должен содержать следующие пункты:

1. Подробно прописанный сценарий с таймингом
2. Столбец «Что показывается на главном экране»
3. Процессы, происходящие параллельно с трансляцией (например, если нужно отправить информационное сообщение в чат участников)
4. На отдельной вкладке контакты каждого члена команды для экстренной связи, а также ссылки на материалы, используемые в ходе трансляции.

До начала прогона наладьте канал связи между организаторами, т.к. в течение трансляции вам понадобится оперативно поддерживать связь. Можете использовать приложение Discord, позволяющее наладить аудиосвязь между организаторами в режиме рации.

Когда сводная таблица готова, а связь между участниками налажена, приступайте к прогонам.

Во время тестов выполняются следующие задачи:

1. Налаживается взаимодействие между всеми, кто задействован в организации.
2. Тестируется техническая сторона организации, проведение интерактивных практик.
3. Обкатывается сценарий, в том числе тайминг каждого блока мероприятия.

Все возникающие сложности фиксируйте для того, чтобы после прогона устроить разбор полётов и на следующем тесте не повторять ошибок.

После того, как проведете тестовые прогоны, назначьте один генеральный прогон за 2-3 дня до мероприятия. На нём команда должна действовать как единый механизм, так как больше возможности что-то исправить уже не будет.


6 этап: проведение мероприятия
В день мероприятия:

1. Напомните участникам о том, что мероприятие пройдёт уже сегодня. Если не выслали ссылку, то отправьте.
2. Свяжитесь со спикерами и каждым членом команды, чтобы убедиться, что все на связи.
3. Проверьте работу тех. поддержки.
4. До начала мероприятия проверьте качество звука и изображения трансляции.
5. Проверьте контент.
6. Финально протестируйте работу Discord.
7. Собрать организаторов следует заранее, примерно за час до начала мероприятия.

На этом подготовительный процесс завершён и всё, что вам остаётся — провести мероприятие и получить наслаждение от проделанной работы.

Помните, что качественный препродакшн — это 90% успеха вашего мероприятия. Если вы в чём-то не уверены, обратитесь к профессионалам.
7 этап: подготовка отчётных материалов
На площадке мероприятия работают фотографы и видеографы. Через несколько дней после события мы отправляем клиенту отчётные материалы, которые он может проанализировать, опубликовать в своих соцсетях и поделиться ими с участниками ивента. Кстати, если нужно, с этим мы тоже поможем. Если потребуется, то мы опубликуем фотоотчёт, займёмся продвижением ролика и отправим кейс на фестиваль.
Вам нужна помощь в организации мероприятия под ключ? Агентство «Связи» к вашим услугам!