Как организовать онлайн-мероприятие и объединить удалённых сотрудников и клиентов

Делимся алгоритмом в 5 этапов и рассказываем о трендовых форматах — от спортивных онлайн-марафонов до погружения в метавселенную.

За 8 лет работы мы выработали алгоритм работы над коммуникационными проектами, чтобы процесс выглядел прозрачно для нас и клиента.
Чтобы организовать и провести онлайн-мероприятие, проходим 5 этапов:

Цель — определиться с задачей и подробно ответить на вопросы брифа. Обсуждаем, какие цели компания ставит перед мероприятием, сколько человек участвуют и кто аудитория, какой бюджет, ресурсы, ограничения и другие организационные детали.

Результат — примерный «скелет» события и план действий.

По умолчанию мы предлагаем оплату по принципу 50/50. Стараемся работать в электронном документообороте.
Смета состоит из двух частей: оплата субподрядчиков и оплата услуг специалистов агентства. Мы как агентство получаем комиссию от общего бюджета мероприятия. Но цена всех позиций полностью соответствует сумме, запрашиваемой контрагентами. В смете не будет завышенных цен. Чаще даже наоборот — мы договариваемся со специалистами по «агентской» цене и стараемся уменьшить её за счёт связей.
Вторая часть — оплата услуг наших специалистов — продюсер, менеджер, дизайнер, редактор и т. д.

Результат — условия сотрудничества зафиксированы в письменном виде.

Переходим к брейншторму, чтобы придумать креативную концепцию мероприятия. К проекту подключаются продюсер, креативный директор и сценарист. Понимаем в каком формате/стилистике будет будущий проект, а также согласовываем структуру события и интерактивов.

Результат — глобальная идея мероприятия.

Мы определяемся с длительностью мероприятия и прописываем тайминг. Продумываем взаимодействие с аудиторией — нужно ли вовлекать сотрудников в участие.
Готовим контент. Если необходимо, берём на себя создание сайта, видеороликов, анимационных заставок и других сопроводительных материалов. Все материалы показываем в онлайн-документах, чтобы клиенту было удобно отслеживать итерации и согласовывать контент в онлайн-режиме.
Уделяем внимание брендированию события, чтобы мероприятие выглядело целостно, разрабатываем фирменный стиль и визуальную концепцию.

Результат — готовые программа, контент и оформление визуала.

За несколько дней до события проводим технический прогон, где устраняем все ошибки, а также репетируем сценарий. В день онлайн-ивента заранее собираемся командой, чтобы подготовить всё необходимое. Проходимся с командой по заранее подготовленному чек-листу, чтобы ничего не забыть.

Результат — проведённое мероприятие и удовольствие от проделанной работы.

Логотипы, баннеры, иллюстрации — AI может генерировать визуалы для рекламы и контента. Но без доработки вручную они часто выглядят шаблонно.

Главная сложность онлайн-мероприятия — отсутствие живого контакта с участниками. Внимание аудитории в онлайне теряется по щелчку пальцев. На очных мероприятиях спикер способен работать с аудиторией на протяжении нескольких часов, а участники параллельно могут общаться между собой. Онлайн необходимо обеспечивать постоянную динамику и продумывать интерактивы, чтобы люди не выключались из процесса.

Чтобы обернуть главную слабость формата в суперсилу, нужная оригинальная концепция. В онлайн-режиме возможности участников практически не ограничены: можно примерить на себя любую роль и сюжет — будь то эфир в стиле «Вечерний Ургант» или онлайн-мероприятие в духе «Гарри Поттера». Онлайн-инструменты тоже постоянно развиваются: от простых квизов до создания музыки и собственных виртуальных масок.

Новый тренд — для взаимодействия сотрудников можно создать уникальное виртуальное пространство. В виртуальном мире участники могут примерить на себя роли персонажей, получить «сверхспособности», побывать в игровой реальности.

— Формат позволяет проводить мероприятия любой сложности, от тренингов до масштабных корпоративных встреч.
— Хорошо вовлекает участников, если выбрать интересную концепцию — в метавселенной безграничные возможности для креатива. Исследования показывают, что виртуальные мероприятия могут увеличить уровень вовлечённости на 40%.

Чтобы беречь здоровье сотрудников и заботиться о том, чтобы они не выгорали, можно проводить спортивные онлайн-марафоны в компании. Дисциплины могут быть разные в зависимости от интересов сотрудников — плавание, бег, велоспорт и т. д. Можно подключить в помощь профессионального тренера и разбавить процесс креативными заданиями — например, сделать фото в позе древнегреческого атлета или поделиться необычным маршрутом для прогулки.

— Работает на HR-бренд: мероприятие показывает, что компании важно физическое и ментальное здоровье сотрудников.
— Сплачивает команду: в процессе марафона сотрудники ближе узнают друг друга, общаются и поддерживают. Приятно осознавать, что не ты один встаёшь на пробежку в 7 утра, одновременно с тобой это делают коллеги в разных уголках Земли.

Киберспорт на вершине популярности — многие IT-компании имеют профессиональные команды, которые участвуют в турнирах и соревнуются с коллегами по рынку. С помощью простой онлайн-игры можно провести оригинальное командообразование.

— Сплачивает команды: люди проводят время в неформальной обстановке, расслабляются, вовлекаются в соревнование.
— Развивает креативное мышление.
— В процесс можно интегрировать корпоративные ценности: формат идеально подходит, чтобы наладить навыки командной работы и коммуникации между сотрудниками. Исследования показывают, что киберспортивные турниры могут повысить уровень вовлечённости сотрудников на 30% и улучшить их способность к совместному решению задач на 25%.

Корпоративы — важный элемент в культуре компании и способ объединить команду из разных городов, поблагодарить сотрудников, подвести итоги, поставить новые цели. Поводы могут быть любые: от Нового года до гендерных праздников.

— Тимбилдинг: сотрудники встречаются в праздничной атмосфере, участвуют в совместных активностях, чувствуют гордость за свою команду и сопричастность к общему делу.
— Улучшает коммуникацию внутри компании: сотрудники знакомятся, узнают об успехах компании и друг друга.

День рождения в компании — повод напомнить сотрудникам, ради чего существует бизнес и показать, что компания ценит вклад сотрудников в развитие компании. Выбор тематик огромный, под любой настрой и интересы команды — киберпанк, итальянский вечер, назад в будущее, ретро-шоу и т. д.

— Укрепляет корпоративную культуру в команде: в процессе корпоратива можно напомнить о миссии и ценностях.
— Тимбилдинг: сотрудники знакомятся друг с другом в неформальной обстановке и вовлекаются в общение во время командных активностей.

В формате онлайн-конференций можно провести любые корпоративные события — от цикловых совещаний до масштабных презентаций продуктов. Удобно тем, что позволяет собрать коллег из разных городов и стран без дополнительных затрат на логистику.

— Продажа услуг: можно представить обновление или презентовать продукт перед международными клиентами.
— Отчётное выступление: онлайн-формат удобен для анонса стратегии или подведения итогов перед сотрудниками, синхронизации с акционерами и топ-менеджментом.