6 февраля 2024
Как сделать эффективную презентацию за 5 шагов
Делимся алгоритмом, который отточили на 200+ проектах
Илья Змиенко
Основатель агентства
«Связи»
«Связи»
автор статьи
Введение
Мы в агентстве «Связи» разрабатываем разные презентации для бизнеса — о компании и услугах, для выступлений и маркетинговых коммуникаций, чтобы привлечь инвестиции, представить идею стартапа или показать годовой отчёт. Какой бы ни была сфера или тематика, каждая презентация проходит 5 этапов создания от идеи до готовых слайдов.
В статье детально рассказываем и показываем на примерах алгоритм, по которому работаем с клиентами. В процессе делимся внутренними лайфхаками и правилами построения презентаций — пользуйтесь, если самостоятельно делаете слайды для работы.
Алгоритм помогает структурировать работу
По сути алгоритм — карта вашего проекта, которая показывает кратчайший путь к результату. Если поэтапно проделать все шаги, получится учесть важные детали и убедиться, что в процессе не свернули не туда.
Этапы создания презентации в агентстве «Связи» выглядят так:
Этапы создания презентации в агентстве «Связи» выглядят так:
Брифинг
Погружаемся в бизнес клиента, чтобы составить понимание задачи.
Результат этапа: список ответов на вопросы, какая цель проекта, кто аудитория, какая будет использоваться презентация
Результат этапа: список ответов на вопросы, какая цель проекта, кто аудитория, какая будет использоваться презентация
Креативная концепция
Придумываем визуальный или вербальный образ, который поможет донести информацию наглядно и просто.
Результат этапа: глобальная идея коммуникации, метафора
Результат этапа: глобальная идея коммуникации, метафора
Сценарий
Пишем контентную часть презентации: структуру, тезисы, аргументы.
Результат этапа: черновые слайды, готовые к вёрстке в программе
Результат этапа: черновые слайды, готовые к вёрстке в программе
Визуальная концепция
Выбираем стилистику презентации с учётом креативной концепции. Утверждаем цвета, шрифты, стиль элементов.
Результат этапа: 3-4 слайда в дизайне, которые станут образцом будущей презентации
Результат этапа: 3-4 слайда в дизайне, которые станут образцом будущей презентации
Дизайн слайдов и анимация
Верстаем слайды в программе и настраиваем анимацию.
Результат этапа: готовая презентация. Можно выступать, отправлять по почте, хвастаться перед конкурентами
Результат этапа: готовая презентация. Можно выступать, отправлять по почте, хвастаться перед конкурентами
Может показаться, что 5 этапов для создания презентации — это долго. Достаточно собрать всю информацию и расположить на слайдах методом «Копировать — Вставить», добавить таблиц из Excel, схем для солидности, картинок, чтобы зритель не заскучал (нейросети реализуют любую задумку), оформить в программе — готово.
На деле при таком подходе часто получается сбивчивый рассказ, в котором хромает логика, не хватает аргументов или, наоборот, перегруз с деталями, которые аудитории не нужны. В итоге либо презентация оказывается бесполезной, либо приходится тратить дополнительное время, чтобы добавить слайдам смысла. После этого 5 этапов уже не кажутся такими долгими.
На деле при таком подходе часто получается сбивчивый рассказ, в котором хромает логика, не хватает аргументов или, наоборот, перегруз с деталями, которые аудитории не нужны. В итоге либо презентация оказывается бесполезной, либо приходится тратить дополнительное время, чтобы добавить слайдам смысла. После этого 5 этапов уже не кажутся такими долгими.
Алгоритм помогает структурировать работу всем:
Автор презентации не боится чистого листа — знает, как подступиться к задаче, чтобы обработать тонну информации и не утонуть в деталях. В общем, ест слона по кусочкам.
Клиент видит картину целиком и держит руку на пульсе. Знает ключевые этапы проекта, где нужно его включение. В процессе может сверяться с планом, чтобы убедиться, что подрядчик следует договорённостям, а не включает режим «я художник, я так вижу».
Клиент видит картину целиком и держит руку на пульсе. Знает ключевые этапы проекта, где нужно его включение. В процессе может сверяться с планом, чтобы убедиться, что подрядчик следует договорённостям, а не включает режим «я художник, я так вижу».
Разберёмся, из чего состоит каждый этап
1 этап. Проводим брифинг, чтобы разобраться в задаче
На этапе брифинга наша цель — погрузиться в специфику бизнеса клиента и максимально подробно составить понимание задачи.
Сначала собираем смыслы
Процесс похож на археологические раскопки — мы задаём вопросы, чтобы собрать максимум информации о цели, аудитории, сценарии, при котором клиент планирует использовать презентацию.
Иногда клиент приходит без чёткого прообраза результата, в этом случае мы выступаем как консультанты — помогаем чётко сформулировать цели и задачи, чтобы достичь результата.
Бывает и наоборот: клиент приходит с готовым техническим заданием, но в ходе брифа понимаем, что можем предложить решение лучше.
Иногда клиент приходит без чёткого прообраза результата, в этом случае мы выступаем как консультанты — помогаем чётко сформулировать цели и задачи, чтобы достичь результата.
Бывает и наоборот: клиент приходит с готовым техническим заданием, но в ходе брифа понимаем, что можем предложить решение лучше.
Так, например, к нам обратилась компания Disney с запросом создать анимационные ролики для партнёров. В процессе брифа поняли, что важнее для результата сделать продукт быстрее и начать тестировать в поле. Выбрали более гибкий и простой в производстве формат — презентации.
Какие вопросы обязательно стоит продумать перед стартом проекта и учесть в брифе:
— В чём суть презентации? Какой посыл важно донести, что поменять проектом?
— На какую аудиторию ориентирована презентация? Кто эти люди? Что им интересно? Как они принимают решения?
— Какой результат важно получить после презентации — какой шаг должна сделать аудитория, с какими мыслями уйти?
— В каком формате будет использоваться презентация — для выступления, отправки по электронной почте? Или, может быть, слайды вовсе предстоит распечатать?
— Какие исходные данные уже есть, а каких не хватает? С кем можно поговорить, чтобы собрать недостающую информацию?
— Как должна выглядеть презентация в итоговом варианте? Есть ли референсы коммуникаций, которые запомнились и нравятся? Какой эффект должна произвести презентация?
— В чём суть презентации? Какой посыл важно донести, что поменять проектом?
— На какую аудиторию ориентирована презентация? Кто эти люди? Что им интересно? Как они принимают решения?
— Какой результат важно получить после презентации — какой шаг должна сделать аудитория, с какими мыслями уйти?
— В каком формате будет использоваться презентация — для выступления, отправки по электронной почте? Или, может быть, слайды вовсе предстоит распечатать?
— Какие исходные данные уже есть, а каких не хватает? С кем можно поговорить, чтобы собрать недостающую информацию?
— Как должна выглядеть презентация в итоговом варианте? Есть ли референсы коммуникаций, которые запомнились и нравятся? Какой эффект должна произвести презентация?
Изучаем визуальные предпочтения
В работе мы опираемся на принцип — сделать жизнь клиента проще. Наши клиенты — занятые люди, и чтобы не тратить их время, ещё перед стартом проекта мы присылаем вопросы, которые помогают нащупать стилистику будущей презентации.
Заполненный опрос не означает, что мы будем действовать исключительно в рамках стилистики, которую показали в опросе. Но он значительно облегчит работу в первую очередь клиенту. Уже к первой встрече мы подберём референсы и примеры из портфолио, которые совпадают с ожиданиями клиента, а не нашими допущениями. Не придётся тратить время, чтобы отфильтровывать неподходящие идеи.
Уже на первом этапе мы заводим папку проекта, к которой у клиента есть доступ. В ней фиксируем результаты каждой итерации: ведём записи встреч, собираем референсы, брифы, исходные материалы и т. д. Нам важна тотальная прозрачность и точность, чтобы ничего не потерять и клиент в любой момент мог вернуться к файлам проекта.
2 этап. Создаём креативную концепцию презентации
На этапе креативной концепции мы продумываем глобальную идею коммуникации — какие вербальные и визуальные образы задействовать, чтобы донести информацию на понятном для аудитории языке.
Допустим, мы можем предложить сделать презентацию в космической стилистике, атмосфере Формулы 1 или задействовать персонажей фильма «Назад в будущее»
Часто на этом этапе мы предлагаем добавить метафору — провести аналогию между сложной темой презентации и каким-то бытовым образом, чтобы проще донести идею. Метафора может упростить объяснение, её же можно использовать в оформлении слайдов, подборе иллюстраций.
К примеру, в статье мы сравнили интервью для брифа с археологическими раскопками. Без лишних слов интуитивно понятно, что сбор информации — кропотливый труд. Нужно приложить усилия, деликатность и ловкость, чтобы добраться до смыслов-сокровищ клиента.
Метафоры нужно использовать с осторожностью — важно убедиться, чтобы они были близки аудитории, поэтому нужно свериться с брифом. Весь вау-эффект от гениальной аналогии теряет смысл, если аудитория не смотрела фильм в силу возраста. Или ещё хуже — когда перед тем, как объяснять принципы эффективного управления на примере двигателя внутреннего сгорания, нужно сначала провести ликбез, что это за агрегат и как он работает.
На этапе креативной концепции мы активно задействуем нейросети, чтобы показать идею наглядно. Во время брифинга мы сняли верхнеуровневые предпочтения клиента по визуальному оформлению. Теперь задача их уточнить. Там, где у дизайнера на отрисовку уйдут дни, искусственный интеллект может справиться за несколько часов. За счёт скорости сервисы по типу Midjourney позволяют сгенерировать большее количество вариантов, чтобы точнее нащупать предпочтения клиента.
Читайте также
Новая эра маркетинга: как нейросети и искусственный интеллект переписывают рекламные стратегии
Исследуем роль нейросетей и искусственного интеллекта в маркетинге и рекламе: от создания текстового контента до генерации изображений. Обсуждаем примеры успешного применения, ключевые инструменты для маркетолога и прогнозы экспертов на будущее.
3 этап. Пишем сценарий презентации
На этапе сценария задача — написать контентную часть презентации, опираясь на заполненный бриф. Работа происходит в несколько этапов:
Составляем структуру
Это основа будущей презентации, на которой держится весь рассказ. Если фундамент прочный, идею получится донести. На этапе структуры мы намечаем опорные точки: по какой логике будет развиваться рассказ, какие блоки включаем, какие ключевые смыслы транслируем на слайдах. Действуем по канонам сторителлинга — прорабатываем проблематику и последовательно показываем решение. Такая динамика изложения позволяют задержать внимание даже самой скептически настроенной аудитории.
Для наглядности удобнее всего составлять структуру с помощью майндмэпов. Мы используем сервисы: Xmind, Miro, Coggle. Интеллект-карты помогают увидеть картину целиком, упорядочить идеи и двигаться от общего к частному — от главных мыслей к второстепенным.
Если не сложилась работа с майндмэпами, используйте любой подручный инструмент — гугл-документ, стикеры, флипчарт. Лишь бы было удобно и не машало креативному процессу.
Если не сложилась работа с майндмэпами, используйте любой подручный инструмент — гугл-документ, стикеры, флипчарт. Лишь бы было удобно и не машало креативному процессу.
Формулируем тезисы и аргументы
Когда структура готова, идеи нужно развить. На этом этапе мы используем всю информацию, которую удаётся получить за счёт экспертизы клиента и материалов, которые он нам предоставляет. Каждый блок структуры мы углубляем: расписываем текст, добавляем факты, подкрепляем аргументы доказательствами — статистикой, цифрами, личным опытом клиента.
Переносим идеи в программу
Получившийся текст мы разбиваем на кадры и располагаем на слайде. На выходе получается «черновик» презентации — готовые слайды без оформления, концентрированный смысл. Сценарий готов к вёрстке в программе.
4 этап. Разрабатываем визуальную концепцию
В работу активно включается дизайнер проекта. У презентации уже есть креативная концепция — вербальный или визуальный образ, который протянется через всё оформление. Теперь нужно приземлить концепцию на стилистику презентации.
Собираем мудборд и референсы
Выбираем, какую визуальную форму примет креативная концепция. Обыграть её можно совершенно по-разному.
Допустим, на этапе креативной концепции выбрали атмосферу Формулы 1. Это может быть Формула 1 эпохи 70-х в приглушённых, будто бы выцветших тонах, с ретро-автомобилями. А может быть Формула 1 будущего — футуристические спорткары, яркие неоновые цвета, огни ночного города. Обе концепции про скорость, волю к победе и стремление выйти за пределы возможностей. Но в зависимости от «упаковки» они транслируют разное настроение.
Первая концепция больше про приверженность традициям — вспомнить реальную историю триумфов и поражений, восхититься новаторством эпохи и провести параллели с текущим периодом. Вторая — про дерзость и размах фантазий о будущем. Она как бы транслирует мысль: «Мы не боимся менять реальность».
Дизайнер подбирает варианты, как обыграть идею, и показывает клиенту 3−5 концептуальных слайдов, чтобы выбрать финальную.
Дизайнер подбирает варианты, как обыграть идею, и показывает клиенту 3−5 концептуальных слайдов, чтобы выбрать финальную.
Подбираем стиль элементов презентации
Утвердив концепцию, дизайнер создаёт на её основе 3−4 слайда, которые станут образцом будущей презентации. Важно окончательно определиться с цветовой палитрой, шрифтами, стилистикой иллюстраций, таблиц, схем.
5 этап. Верстаем слайды в программе и анимируем
Если клиента устраивает выбранное оформление, продолжаем работу над презентацией.
Вёрстка в программе
По сути самая сложная креативная часть работы уже закончена, остаётся только техническая. Задача — оформить весь сценарий по лекалам. Мы можем сделать это в любой программе — PowerPoint, Keynote, Miro и других, зависит от задачи клиента.
Анимация
Это мощный инструмент, который не заменит работу над содержанием, но может здорово оживить рассказ. Презентация с грамотной анимацией смотрится как полноценный анимационный ролик.
У анимации несколько основных задач:
— управлять вниманием зрителя — зацепить взгляд, удивить и дать повод ждать каждого нового слайда, чтобы узнать, что вы ещё такого придумали;
— направить взгляд зрителя на нужный фрагмент презентации, уделить ему больше внимания;
— добавить эмоций и драмы рассказу.
— управлять вниманием зрителя — зацепить взгляд, удивить и дать повод ждать каждого нового слайда, чтобы узнать, что вы ещё такого придумали;
— направить взгляд зрителя на нужный фрагмент презентации, уделить ему больше внимания;
— добавить эмоций и драмы рассказу.
Читайте также
Как настроить стильную анимацию в презентации: инструкция для новичков
Анимация для презентации или презентация для анимации? Вот в чём вопрос. В нашей статье мы расскажем как стать мастером PowerPoint и сделать за 5 шагов крутую анимацию для презентации PPT.
Мы работаем с анимацией любой сложности. Максимально сложную графику сможем реализовать на игровом движке.
Вместо резюме: отвечаем на самые часто задаваемые вопросы про правила успешной презентации
Можно сделать проект по всем правилам хорошей презентации, написать интересный текст и создать вау-дизайн, но без брифинга и чёткого фокуса на задаче усилия рискуют пропасть впустую.
Клиент и агентство могут видеть задачу по-разному. Каким бы опытным ни был исполнитель, он может не попасть в ожидания: упустить важные нюансы или не знать ограничений. Придётся переделывать презентацию — это дополнительно затянет сроки и потребует влить больше ресурсов.
С презентациями работает такой же принцип, как с походом к парикмахеру. Задача клиента — максимально подробно описать свои ожидания. Задача агентства — сделать так, чтобы реальность и ожидания совпали.
Клиент и агентство могут видеть задачу по-разному. Каким бы опытным ни был исполнитель, он может не попасть в ожидания: упустить важные нюансы или не знать ограничений. Придётся переделывать презентацию — это дополнительно затянет сроки и потребует влить больше ресурсов.
С презентациями работает такой же принцип, как с походом к парикмахеру. Задача клиента — максимально подробно описать свои ожидания. Задача агентства — сделать так, чтобы реальность и ожидания совпали.
Чтобы разработать действительно интересную креативную концепцию, нужны насмотренность и креативное мышление. Их можно систематически развивать. Для начала мы советуем прочитать книгу Майкла Микалко «Рисовый штурм».
Научиться генерировать творческие идеи помогут техники креативного мышления — их легко найти в открытом доступе. Например, во время командных брейнштормов мы пользуемся методикой «Скампер / SCAMPER» (Substitute, Combine, Adapt, Modify, Put, Eliminate, Reverse). Это порядок действий, который нужно выполнить, чтобы найти креативную идею.
Главный критерий качественной креативной концепции — она должна делать презентацию понятнее. Например, стоит ввести метафору, чтобы с помощью бытовой аналогии упростить восприятие сложных идей.
Научиться генерировать творческие идеи помогут техники креативного мышления — их легко найти в открытом доступе. Например, во время командных брейнштормов мы пользуемся методикой «Скампер / SCAMPER» (Substitute, Combine, Adapt, Modify, Put, Eliminate, Reverse). Это порядок действий, который нужно выполнить, чтобы найти креативную идею.
Главный критерий качественной креативной концепции — она должна делать презентацию понятнее. Например, стоит ввести метафору, чтобы с помощью бытовой аналогии упростить восприятие сложных идей.
1. Использовать чёткие и простые элементы дизайна для лёгкого восприятия. Креатив не должен перетягивать на себя всё внимание и отвлекать от идеи. Смысл первичен.
2. Навести порядок в базовом оформлении — цветовые сочетания, шрифты, отступы, выравнивания и т. д. Небрежность в деталях испортит впечатление даже от самой продуманной концепции.
3. Не перегружать. Разбить контент на понятные разделы, чтобы зрителю было легко уловить суть. «Башни» из текста никто читать не будет.
4. Визуальная концепция не должна радикально отличаться от графического языка компании и тематики презентации. Например, для слайдов из финтех сферы не подойдёт оформление в стилях брутализм или абстракционизм.
5. Запросить фидбек. В случае с клиентами мы готовим 4−5 слайдов концепции, которые будут образцом для всей презентации, и берём обратную связь по ним. Остальное верстаем после утверждения. Это страховка, чтобы не переделывать презентацию целиком, если по концепции будут комментарии.
2. Навести порядок в базовом оформлении — цветовые сочетания, шрифты, отступы, выравнивания и т. д. Небрежность в деталях испортит впечатление даже от самой продуманной концепции.
3. Не перегружать. Разбить контент на понятные разделы, чтобы зрителю было легко уловить суть. «Башни» из текста никто читать не будет.
4. Визуальная концепция не должна радикально отличаться от графического языка компании и тематики презентации. Например, для слайдов из финтех сферы не подойдёт оформление в стилях брутализм или абстракционизм.
5. Запросить фидбек. В случае с клиентами мы готовим 4−5 слайдов концепции, которые будут образцом для всей презентации, и берём обратную связь по ним. Остальное верстаем после утверждения. Это страховка, чтобы не переделывать презентацию целиком, если по концепции будут комментарии.
Хорошая презентация строится по канонам сторителлинга. В ней должны быть чёткие 4 части: введение, проблематика, решение и заключение. Такая структура сделает рассказ логичным и создаст динамику, чтобы за ходом повествования было интересно следить.
Лучшее, что можно сделать — показать готовую презентацию кому-то из коллег или знакомых и попросить обратную связь. У автора может быть замылен глаз, а другой человек сможет посмотреть со стороны, заметить логические несостыковки и проверить, насколько понятен рассказ.
Смотрите видео-рассказ основателя агентства «Связи» Ильи Змиенко о том, как сделать хорошую презентацию и кому поручить задачу
Если вы хотите, чтобы ваши презентации были не только со смыслом и результатом, а ещё и со Связями — то мы поможем
Понравилась статья?
Подпишитесь на нашу бесплатную ежеквартальную рассылку. Обещаем, что будем писать только по важным делам и без спама.
Ознакомиться с нашей политикой конфиденциальности можно здесь
Подписывайтесь на нас
в социальных сетях
в социальных сетях